Reconto w codziennej pracy głównej księgowej

Największą część pracy przy rozrachunkach z odbiorcami pochłania ręczne porównywanie wyciągów bankowych z otwartymi należnościami. Reconto analizuje tytuły przelewów, kwoty, dane kontrahenta i historię płatności, a następnie samo proponuje dopasowanie.

Wpłaty o wysokiej pewności dopasowania trafiają prosto do księgowania w ERP. Dzięki temu zespół nie musi przechodzić przez dziesiątki oczywistych przypadków dziennie i zyskuje czas na zadania wymagające wiedzy księgowej.

Codzienność księgowości to rzadko przelew jeden do jednego. Reconto radzi sobie z płatnościami częściowymi, gdy kontrahent reguluje fakturę w ratach, oraz z płatnościami zbiorczymi, gdy jeden przelew pokrywa kilka faktur naraz.

System rozpoznaje także nadpłaty i niedopłaty, wskazując różnicę względem należności. Przypadki, których nie da się rozstrzygnąć jednoznacznie, nie są księgowane na siłę – trafiają do kolejki wyjątków do ręcznej weryfikacji.

Niepewne dopasowania nie znikają i nie są zgadywane. Reconto zbiera je w kolejce wyjątków wraz z podpowiedziami: proponowanymi fakturami, kontrahentem i uzasadnieniem, dlaczego dana wpłata wymaga uwagi.

Główna księgowa zachowuje pełną kontrolę – każdą propozycję może zatwierdzić, poprawić lub odrzucić. To człowiek podejmuje ostateczną decyzję (human-in-the-loop), a system jedynie przygotowuje grunt pod szybkie rozstrzygnięcie.

Każda decyzja – automatyczna czy ręczna – jest rejestrowana w ścieżce audytu wraz z informacją, kto i kiedy ją podjął. Logi oraz kontrola dostępu ułatwiają kontrolę wewnętrzną i rozmowy z audytorem.

Gdy rutynowe dopasowania powstają na bieżąco, a wyjątki są uporządkowane, zamknięcie miesiąca przebiega spokojniej. W zależności od wolumenu wpłat może to szacunkowo wyraźnie skrócić okres zamknięcia.

Reconto nie przejmuje odpowiedzialności księgowego ani nie podejmuje decyzji poza jego kontrolą. Automatyzuje powtarzalne kroki, aby zespół mógł skupić się na przypadkach spornych, kontakcie z kontrahentami i analizie należności.

Wdrożenie działa on-premise, w infrastrukturze firmy, więc dane o płatnościach, fakturach i kontrahentach pozostają wewnątrz organizacji i nie są wysyłane do zewnętrznych API AI. Zespół może obsłużyć rosnący wolumen wpłat bez powiększania obsady.