Najczęstsze pytania o automatyczne rozliczanie płatności

Tak, wariant on-premise jest domyślny ze względu na bezpieczeństwo. Moduł uruchamiamy na serwerze klienta lub w zamkniętej infrastrukturze i może pracować w sieci odizolowanej od internetu. Dostępny jest również wariant chmurowy, jeśli taki model lepiej odpowiada Twojej organizacji.

Każde dopasowanie przelewu do faktury oraz każde zaksięgowanie wpłaty jest rejestrowane wraz z poziomem pewności i decyzją człowieka w przypadkach niepewnych. Pełna ścieżka audytu, logi zdarzeń i kontrola dostępu pozwalają odtworzyć, kto i na jakiej podstawie zatwierdził daną operację. Ułatwia to kontrolę wewnętrzną oraz weryfikację rozrachunków z odbiorcami.

Tak. Model human-in-the-loop zakłada, że niepewne dopasowania zawsze zatwierdza człowiek. Księgowy może zaakceptować proponowane dopasowanie, poprawić je lub odrzucić, a jego decyzja zostaje zapisana w ścieżce audytu.

Nie. Automatycznie w ERP księgowane są wyłącznie wpłaty o wysokiej pewności dopasowania, powyżej ustalonych wspólnie progów. Pozostałe przypadki trafiają do kolejki wyjątków i wymagają ręcznej weryfikacji przez księgowego.

System analizuje tytuły przelewów, historię płatności i otwarte należności, aby rozpoznać także płatności częściowe, zbiorcze, nadpłaty i niedopłaty. Jeden przelew może zostać rozpisany na wiele faktur, a jedna faktura rozliczana w kilku transzach. Gdy rozbicie jest niejednoznaczne, przypadek trafia do kolejki wyjątków, do decyzji księgowego.

Przez 3–6 miesięcy po uruchomieniu wspieramy zespół w codziennej pracy z systemem i w obsłudze kolejki wyjątków. Monitorujemy działanie modułu oraz dostrajamy reguły i model dopasowania do rzeczywistych danych i nowych przypadków. Celem jest stabilna i coraz wyższa skuteczność automatycznego księgowania wpłat.

Najczęściej porównujemy czas poświęcany na ręczne rozliczanie wpłat oraz udział płatności księgowanych automatycznie przed i po wdrożeniu. Warto obserwować także liczbę pozycji w kolejce wyjątków, liczbę korekt oraz czas zamknięcia miesiąca. W zależności od wolumenu i jakości danych automatyzacja może szacunkowo ograniczyć nakład powtarzalnej pracy księgowości.