Przypadki użycia
Rekonto analizuje kontekst, którego nie wykorzystują proste reguły ERP. Poniżej pokazujemy sytuację przed wdrożeniem, sposób pracy modułu i wskaźnik, który warto sprawdzić na pilotażu.
Praktyczne scenariusze
Nie deklarujemy jednego wyniku dla każdej firmy. Jakość i możliwy zakres automatyzacji zależą od danych, procesu oraz reguł księgowych.
brak jednoznacznego opisu
Księgowa wyszukuje płatnika, porównuje kwotę z otwartymi dokumentami i sprawdza historię wcześniejszych rozliczeń.
Rekonto łączy tytuł, kwotę, rachunek, kontrahenta, otwarte należności i historię. Jeśli wynik nie jest jednoznaczny, pokazuje listę kandydatów.
Czas wyszukania dokumentu oraz udział wpłat, które można rozliczyć bez ręcznej decyzji.
płatność zbiorcza
Kwota przelewu nie odpowiada pojedynczemu dokumentowi, więc trzeba ręcznie znaleźć kombinację faktur i sprawdzić pozostałe salda.
System analizuje otwarte należności i proponuje podział wpłaty na zestaw dokumentów, uwzględniając opis oraz wcześniejsze zachowanie klienta.
Liczba poprawnie zaproponowanych zestawów i czas potrzebny na ich zatwierdzenie.
płatność częściowa
Kolejna wpłata wymaga sprawdzenia wcześniejszych rozliczeń, pozostałego salda i ewentualnych uzgodnień z kontrahentem.
Rekonto uwzględnia wcześniejsze wpłaty i bieżące saldo dokumentu. Niezgodność lub brak pewności zatrzymuje pozycję do sprawdzenia.
Udział transz poprawnie przypisanych oraz liczba przypadków wymagających dodatkowego wyjaśnienia.
inny płatnik
Nazwa nadawcy nie zgadza się z kontrahentem na fakturze, dlatego prosta reguła ERP nie znajduje dopasowania.
Model korzysta z powiązań i historii rozliczeń, aby wskazać najbardziej prawdopodobnego kontrahenta i właściwe dokumenty.
Liczba poprawnie rozpoznanych relacji płatnik-kontrahent oraz czas oszczędzony na ręcznym dochodzeniu.
różnica kwoty
Wpłata wygląda znajomo, ale nie może zostać rozliczona „na siłę”. Trzeba ocenić tolerancję, walutę, potrącenie lub inne źródło różnicy.
Rekonto wskazuje możliwy dokument i pokazuje różnicę. Automatyzacja działa tylko w granicach reguł ustalonych przez firmę.
Czas analizy różnic i udział pozycji, które bezpiecznie mieszczą się w zatwierdzonych regułach.
Bez zgadywania
Pilotaż rozdziela przypadki jednoznaczne, wymagające akceptacji i niepasujące do automatyzacji. Dopiero ten wynik jest podstawą zakresu oraz wyceny wdrożenia.
Kiedy warto sprawdzić Rekonto
Setki albo tysiące wpłat miesięcznie sprawiają, że nawet kilka minut na pozycję zamienia się w znaczący koszt.
Zespół regularnie rozwiązuje podobne sytuacje: płatności zbiorcze, częściowe, błędne tytuły lub innych płatników.
Do pilotażu wystarczą przykładowe wyciągi, faktury, otwarte salda i historia rozliczeń z uzgodnionego okresu.
Następny krok
Wybierzemy reprezentatywną próbkę wpłat i zmierzymy, które z nich Rekonto może rozliczyć automatycznie.