Przypadki użycia — gdzie automatyczne rozliczanie wpłat daje efekt

Przy kilku tysiącach przychodzących przelewów miesięcznie księgowość spędza znaczną część dnia na ręcznym dopasowywaniu wpłat do faktur i kontrahentów. Wraz z wolumenem rośnie kolejka rozliczeń, a zamknięcie miesiąca odkłada się na ostatnie dni okresu.

Reconto analizuje wyciągi bankowe, tytuły przelewów, faktury i historię płatności, po czym księguje w ERP wpłaty o wysokiej pewności dopasowania. Do księgowego trafiają wyłącznie przypadki niepewne. W zależności od wolumenu i jakości danych może to szacunkowo ograniczyć powtarzalną pracę i skrócić czas zamknięcia miesiąca.

Odbiorcy hurtowi i sieci handlowe często regulują wiele faktur jednym przelewem zbiorczym, a jego tytuł nie zawiera pełnej listy dokumentów. Ręczne rozpisanie takiej wpłaty na poszczególne faktury jest czasochłonne i podatne na pomyłki, zwłaszcza gdy dochodzą korekty, nadpłaty i niedopłaty.

Reconto rozpisuje płatność zbiorczą na wiele faktur, korzystając z otwartych należności, historii rozliczeń i wzorców płatności danego kontrahenta. Dopasowania pewne są księgowane w ERP, a pozycje niejednoznaczne — na przykład różnica w kwocie — trafiają do kolejki wyjątków. W wielu przypadkach skraca to czas rozliczania płatności sieciowych.

Dwie kolejne częste sytuacje utrudniają jednoznaczne przypisanie wpłaty. Pierwsza to płatności realizowane w imieniu innego podmiotu — na przykład przez faktora lub spółkę z grupy — gdy nadawca przelewu różni się od kontrahenta z faktury. Druga to rozproszone, niejednolite tytuły przelewów oraz płatności częściowe rozłożone w czasie.

W obu przypadkach Reconto opiera się na kontekście: danych kontrahentów, powiązaniach płatniczych, otwartych należnościach i historii wpłat. Płatności częściowe są dopasowywane do właściwej faktury, a wpłaty od faktora — kojarzone z pierwotnym odbiorcą. Gdy pewność jest zbyt niska, decyzję podejmuje księgowy, korzystając z podpowiedzi systemu.

Skuteczność automatycznego rozliczania zależy od konkretnego środowiska: wolumenu wpłat, jakości tytułów przelewów, kompletności danych o kontrahentach oraz udziału nietypowych płatności. Dlatego nie podajemy gwarantowanych procentów oszczędności — realny efekt potwierdza się na Twoich danych.

Rekomendujemy start od pilotażu na próbce historycznych płatności. Pozwala on oszacować udział wpłat możliwych do automatycznego księgowania oraz oczekiwaną wielkość kolejki wyjątków, zanim moduł trafi na produkcję.