ROI nie powinno opierać się na ogólnej deklaracji skuteczności AI. Potrzebujesz danych o własnym wolumenie, czasie obsługi, strukturze wyjątków i poziomie automatyzacji osiągalnym przy zaakceptowanym ryzyku.
Aktualizacja:
Cztery dane potrzebne do pierwszego szacunku
Najprostszy model wykorzystuje liczbę wpłat miesięcznie, średni czas rozliczenia jednej pozycji, pełny koszt godziny pracy oraz zakładany udział automatyzacji.
Średnia powinna obejmować wyszukiwanie dokumentu, wpisanie wyniku, wyjaśnienia i korekty. Warto osobno zmierzyć przypadki łatwe oraz wyjątki, aby jedna liczba nie ukrywała rozkładu pracy.
- liczba wpłat w miesiącu
- średni czas ręcznego rozliczenia
- pełny koszt godziny pracy
- udział wpłat możliwych do automatyzacji po pilotażu
Metoda krok po kroku
Czas miesięczny to liczba wpłat pomnożona przez minuty na wpłatę i podzielona przez 60. Koszt ręcznej pracy to uzyskane godziny pomnożone przez pełny koszt godziny. Potencjalna oszczędność pracy to koszt procesu pomnożony przez udział automatyzacji.
Roczna korzyść operacyjna nie jest jeszcze ROI. Od korzyści trzeba odjąć koszt wdrożenia, integracji, infrastruktury, utrzymania i obsługi pozostałych wyjątków. Następnie wynik porównuje się z nakładem inwestycyjnym.
Przykład liczbowy - ilustracja, nie obietnica
Firma rozlicza 5 000 wpłat miesięcznie. Średnia obsługa trwa 4 minuty, a pełny koszt godziny wynosi 80 zł. Obecny proces zajmuje około 333,3 godziny i kosztuje około 26 667 zł miesięcznie.
Jeżeli pilotaż potwierdzi, że 70% wolumenu może przejść bez ręcznej decyzji, orientacyjna wartość odzyskanego czasu wyniesie około 18 667 zł miesięcznie, czyli 224 000 zł rocznie. Od tej kwoty trzeba odjąć wszystkie koszty rozwiązania i pamiętać, że odzyskany czas nie zawsze zamienia się bezpośrednio w redukcję wydatków.
Korzyści, których nie warto podwójnie liczyć
Szybsze zamknięcie, aktualniejsze należności i mniej błędnych przypomnień mają wartość, ale mogą wynikać z tego samego odzyskanego czasu. W modelu finansowym trzeba uważać, aby nie zsumować dwukrotnie tej samej korzyści.
Najbezpieczniej rozdzielić twarde oszczędności pracy, uniknięte koszty wzrostu zespołu i korzyści jakościowe. Każda pozycja powinna mieć źródło danych i właściciela pomiaru.
Lista kontrolna
Co powinien zawierać model ROI
- baza kosztowa obecnego procesu
- wynik pilotażu dla reprezentatywnej próbki
- koszt integracji, infrastruktury i utrzymania
- koszt obsługi wyjątków pozostających po wdrożeniu
- wariant ostrożny, bazowy i ambitny
FAQ
Pytania związane z tematem
Czy ROI jest gwarantowane?
Nie. Zależy od danych, osiągalnego poziomu automatyzacji, kosztu wdrożenia i sposobu wykorzystania odzyskanego czasu.
Jaki poziom automatyzacji przyjąć?
Do wstępnej symulacji można użyć kilku scenariuszy. Decyzję inwestycyjną należy oprzeć na wyniku pilotażu.
Czy odzyskany czas jest oszczędnością gotówkową?
Nie zawsze. Może oznaczać uniknięcie nowych etatów, przejęcie większego wolumenu lub przesunięcie zespołu do zadań o wyższej wartości.