Automatyczne rozliczanie wpłat nie jest jednym przyciskiem ani pojedynczą regułą. To kontrolowany przepływ łączący dane bankowe, otwarte należności, model dopasowania, zasady księgowe i zapis wyniku w ERP.
Aktualizacja:
Dlaczego ręczne rozliczanie wpłat pochłania tyle czasu
Prosty przelew z poprawnym numerem faktury można rozliczyć szybko. Koszt procesu powstaje jednak na wyjątkach: tytułach bez numeru dokumentu, płatnościach zbiorczych, częściowych, różnicach kwot i przelewach wykonanych przez inny podmiot.
Księgowy musi wtedy przejść między wyciągiem, kartoteką kontrahenta, otwartymi saldami i historią wcześniejszych wpłat. Każdy przypadek zajmuje kilka minut, a przy tysiącach transakcji powstaje stała kolejka pracy.
- wyszukiwanie właściwego kontrahenta i dokumentu
- porównywanie kwot oraz możliwych zestawów faktur
- sprawdzanie wcześniejszych transz i nietypowych płatników
- ręczne wprowadzanie lub zatwierdzanie wyniku w ERP
Mechanizm dopasowania od wyciągu do decyzji
Najpierw Rekonto pobiera dane wpłaty oraz uzgodniony zakres danych z ERP. Normalizuje tytuł, identyfikatory i formaty, a następnie tworzy listę dokumentów, które mogą odpowiadać transakcji.
Model ocenia łącznie kwotę, opis, nadawcę, rachunek, kontrahenta, otwarte salda i historię. Wynikiem jest propozycja faktury albo zestawu faktur wraz z poziomem pewności. Dopiero reguły firmy decydują, czy pozycja może zostać zaksięgowana, czy powinna trafić do weryfikacji.
- import wyciągu i danych referencyjnych
- utworzenie listy kandydatów
- ocena dopasowania i poziomu pewności
- automatyczne księgowanie albo kolejka wyjątków
Przykład: wpłata z niejasnym tytułem
Na rachunek wpływa 12 450 zł z opisem „zapłata lipiec”. Sam tytuł nie wskazuje dokumentu. System rozpoznaje nadawcę, pobiera jego otwarte faktury i znajduje dwie pozycje, których suma odpowiada kwocie przelewu.
Jeżeli historia pokazuje podobny sposób płatności i nie ma konkurencyjnego zestawu dokumentów, propozycja może uzyskać wysoki poziom pewności. Jeśli istnieją dwa równie prawdopodobne zestawy, wpłata zostaje zatrzymana i pokazana księgowemu z listą kandydatów. To rozróżnienie jest ważniejsze niż deklaracja, że AI „zawsze znajduje odpowiedź”.
Co powinien pokazać pilotaż
Pilotaż powinien używać reprezentatywnego okresu, obejmującego zarówno łatwe wpłaty, jak i typowe wyjątki. Wynik należy porównać z rzeczywistymi rozliczeniami wykonanymi przez zespół.
Warto mierzyć nie tylko trafność, lecz także udział pozycji możliwych do bezpiecznej automatyzacji, czas obsługi wyjątków oraz rodzaje danych, których brak najczęściej blokuje decyzję.
Lista kontrolna
Dane potrzebne do pierwszego testu
- wyciągi bankowe z uzgodnionego okresu
- faktury i otwarte salda z tego samego okresu
- kartoteka kontrahentów i rachunków
- historia rzeczywistych rozliczeń jako punkt odniesienia
- opis reguł, tolerancji i przypadków wymagających akceptacji
FAQ
Pytania związane z tematem
Skąd system wie, którą fakturę wskazać?
Porównuje kilka sygnałów jednocześnie: kwotę, tytuł, nadawcę, rachunek, kontrahenta, otwarte salda i historię. Wynik otrzymuje poziom pewności.
Czy wszystkie wpłaty są księgowane automatycznie?
Nie. Automatyzowane są tylko klasy przypadków spełniające reguły i próg pewności zatwierdzony przez firmę.
Czy dane muszą trafić do zewnętrznego AI?
Nie w wariancie on-premise. Model i dane mogą działać w infrastrukturze organizacji.